Planujesz instalację monitoringu w swojej firmie? Dowiedz się, kiedy możesz to zrobić, a także poznaj przepisy, jakie będą Cię obowiązywać
Zanim zadzwonisz do firmy instalacyjnej w celu podłączenia kamer monitoringu, najpierw dopilnuj, aby ich działanie było w zgodzie z zasadami kodeksu pracy i wytycznymi, jakie on na Ciebie nakłada. Kodeks przewiduje możliwość montażu kamer w zakładzie pracy tylko i wyłącznie w sytuacji, w której określa to Ustawa z dnia 26.06.1974 r. Rozporządzenie precyzyjnie wymienia sytuacje, w jakich dopuszcza ono montaż monitoringu na terenie zakładu pracy, i podyktowane jest potrzebą:
Jeżeli Twoją intencją jest kontrola jakości pracy pracowników, montaż kamer w tym celu będzie wbrew prawu pracy i nielegalny. Tylko stosowne uzasadnienie sankcjonuje jego zastosowanie. Wówczas obowiązkowo poinformuj o tym fakcie swoich pracowników, najlepiej z dwutygodniowym wyprzedzeniem. Jednak nawet wtedy wiedz, że nagrywanie wszelkich rozmów w ogóle nie jest możliwe.
Zwróć uwagę, aby zamierzony skutek osiągnąć sposobami najmniej ingerującymi w prywatność pracujących u Ciebie osób. Jeżeli jest to możliwe, wybierz takie rozwiązanie, którego środki techniczne będą współmierne do celu, w jakim ma być ono zastosowane.
Niezależnie od zasadności decyzji o wprowadzeniu monitoringu w firmie, którą zarządzasz, dopilnuj, aby pomieszczenia, w których zamontowane zostaną kamery, były wyraźnie oznaczone i czytelne dla wszystkich pracujących osób. Pracownicy muszą mieć świadomość, że w miejscu, w którym się znajdują, wprowadzono monitoring. Powinieneś zamieścić też informacje dotyczące celu, zakresu i zastosowania monitoringu.
Nagrania z monitoringu możesz przechowywać nie dłużej niż przez trzy miesiące, chyba że dobrowolnie usuniesz je przed upływem gwarantowanego ustawą okresu. Jedynie nagrania stanowiące dowód w postępowaniu sądowym mogą być gromadzone przez dłuższy czas. Jeżeli jako przedsiębiorca uznasz, że jest taka zasadność, czas gromadzenia nagrań przedłuża się do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
Kolejnym rozporządzeniem regulującym zasady przetwarzania danych za pomocą kamer są Wytyczne 3/2019 w sprawie przetwarzania danych osobowych przez urządzenia wideo Wersja 2.0 przyjęta w dniu 29 stycznia 2020 r. Dyrektywy te mówią, że podczas nagrywania pracowników dochodzi do przetwarzania ich danych osobowych, co wymaga stosowania się do postanowień ww. ustawy.
Decydując się na montaż monitoringu, postaraj się o takie rozwiązania technologiczne, które Twojemu zakładowi pracy zapewnią bezpieczeństwo, równocześnie gwarantując prywatność pracownikom. Przykładami takich technologii są systemy umożliwiające maskowanie lub mieszanie obszarów, które nie są istotne dla fragmentu objętego nadzorem.
Pamiętaj, że pracownik, który objęty jest monitoringiem, ma prawo uzyskać od administratora informacje, czy jego dane osobowe gromadzone są w związku z działającym monitoringiem. Może zażądać wszelkich informacji na temat celowości zbierania tych danych, rodzaju danych oraz odbiorców, jakim są lub będą one przekazywane. Pracownik ma prawo do wszelkich informacji, jakie gwarantuje mu art. 15 ust. 1 RODO. W takiej sytuacji administrator zobowiązany jest dostarczyć osobie, której dane dotyczą, kopię jej danych osobowych, jakie podlegają przetwarzaniu, w tym duplikat nagrań monitoringu.
zdj. główne: Michał Jakubowski/unsplash.com
