Magazynowanie składa się z kilku etapów – pierwszym jest przyjęcie dostawy, od którego wszystko będzie zależało. Przyjęcie powinno przebiec według określonych zasad, aby uniknąć pomyłki i straty czasu w dalszym etapie realizacji magazynowania.
W pierwszej kolejności należy zadbać o to, aby dostawca i odbiorca, w tym przypadku przewoźnik i pracownik magazynu, byli w stałym kontakcie – kluczem do udanej dostawy jest odpowiednia organizacja czasu oraz jasny podział obowiązków. Czasami może przecież dojść do nieprzewidzianej sytuacji, na przykład kiedy przewoźnik dostawy utknie w korku albo przywiezie towar, który nie był zamówiony. Odpowiednia komunikacja oraz dobre zaplanowanie pozwolą w takich chwilach zadziałać szybko i sprawnie.
W przypadkach, kiedy pracownicy są nieprzeszkoleni, komunikacja zawodzi, dostawa przebiega drastycznie wolno. Dochodzi wówczas do tak zwanego wąskiego gardła i spowolnienia całego procesu magazynowania. Kluczem do uniknięcia takich sytuacji jest właśnie dobra komunikacja, która pozwala reagować szybko na niespodziewane wydarzenia oraz – jak w przypadku wąskiego gardła – sprawnie usunąć przeszkodę.
Następnie mamy do czynienia z samym procesem wyładunkowym. Zasadniczo przyjmuje się, że wyładunek powinien następować w dokach. Oczywiście nie zawsze tak będzie. Mniejsze placówki nie będą ich posiadać. Dotyczy to zwłaszcza restauracji i małych sklepików. Pracowników należy odpowiednio przeszkolić, aby wyładunek przebiegał bez pomyłek. W trakcie tego etapu może dojść do uszkodzenia towaru, dlatego ważne jest, aby odbiorcy wiedzieli, jak postępować.
Po procesie wyładunkowym należy przejść do weryfikacji. W pierwszej kolejności będzie potrzebna lista awizacyjna, czyli lista zawierająca wszystkie informacje na temat dostarczonego towaru: co zostało przywiezione, w jakim było (i powinno być nadal) stanie, liczba produktów, ich wygląd i tak dalej. Sprawdzenie listy jest dość istotne, ponieważ czasami dochodzi do opłaty transakcji (np. w lokalach) właśnie na tym etapie. Pracownik odbierający powinien sprawdzić, czy przywieziono wszystko, co zostało zamówione, a także czy w towarach nie znalazły się rzeczy, których nie planowano.
W następnej kolejności należy sprawdzić stan techniczny i fizyczny przywiezionych produktów (skontrolować, czy nie doszło do uszkodzeń w trakcie przewożenia). W tym momencie proces kontroli może się różnić w zależności od przyjętego towaru: artykułów spożywczych, sprzętów technicznych, przedmiotów niebezpiecznych itd.
W niektórych magazynach zaleca się, aby w sytuacjach rutynowego przyjmowania dużych ładunków wzmocnić kontrolę. Przygotowanie dodatkowego miejsca, które zarezerwowane będzie właśnie na kontrolę, jest sporym ułatwieniem. W przypadku towarów dostarczanych na europaletach można zastanowić się nad automatyzacją kontroli poprzez zainstalowanie przenośników przemysłowych, wagi czy stanowiska kontroli stanu palet.
Po procesie przyjęcia oraz kontroli następuje ostatni etap, czyli odpowiednie oznaczenie produktów. Złe oznakowanie wprowadza dezorganizację, dlatego ta część procesu magazynowania jest równie ważna, co pozostałe. Występują ponadto powszechnie znane wskazówki, jak na przykład to, aby artykuły, które nie znajdują się na paletach, były skonsolidowane i zarejestrowane jeszcze przed procesem skanowania.
Natomiast samo etykietowanie powinno pozwalać na odczyt zarówno w sposób tradycyjny (wówczas mamy do czynienia np. z nazwą i numerem produktu), jak i poprzez zastosowanie nowoczesnej technologii (np. poprzez wprowadzenie produktu kodem do systemu WMS).
Zdj. główne: pxhere.com
