Artykuł sponsorowany
Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Automatyzacja procesów biznesowych staje się standardem w nowoczesnych, konkurencyjnych przedsiębiorstwach. Nic dziwnego, że decyduje się na nią coraz więcej firm, również z branży przemysłowej. Sprawdź, dlaczego warto zainwestować w elektroniczny obieg dokumentów.
Większość wyzwań, jakie napotykają współczesne przedsiębiorstwa produkcyjne wynika z błędów popełnianych przez pracowników oraz trudności adaptacyjnych do dynamicznie przeobrażającego się rynku, nowych technologii lub innowacji. Bycie na bieżąco wymaga inwestycji, dostosowywania się do nowych przepisów i norm oraz śledzenia posunięć konkurencji, często działającej szybciej i efektywniej.
Jeśli obsługa większości strategicznych procesów nadal odbywa się w firmie w tradycyjny sposób to niewykluczone, że w walce z konkurencją prędzej czy później przegra. Nie dlatego, że zatrudnia nieefektywny zespół, ale dlatego, że w niektórych obszarach wsparcie systemu IT to już właściwie podstawa sprawnego działania.
Jednym z takich obszarów jest zarządzanie obiegiem dokumentów. To właściwie podstawowy proces, bez którego funkcjonowanie firm nie jest możliwe. Większe przedsiębiorstwa produkcyjne obsługują miesięcznie setki lub nawet tysiące dokumentów – umów, zleceń, faktur, wniosków itp. nie tylko współpracując w ramach wewnętrznych struktur, ale też wymieniając informacje i dane z zewnętrznymi kontrahentami. Działania na taką skalę wymagają sprawnej strategii, która zakłada pełną digitalizację zarówno w zakresie digitalizacji samych dokumentów, jak również ich procesowania.
Wyobraź sobie, że w Twojej firmie funkcjonuje system, który jest tak skonfigurowany, aby maksymalnie wspierać zarządzanie fakturami, reklamacjami, wnioskami, umowami, prowadzeniem ewidencji osób czy pojazdów znajdujących się na terenie zakładu produkcyjnego itd. Dodatkowo pozwala na bieżący monitoring i raportowanie prowadzonych prac. Właśnie tak działają nowoczesne systemy i platformy obsługujące elektroniczny obieg dokumentów.
Dzięki komunikacji i współpracy z pomocą jednego spójnego elektronicznego obiegu dokumentów – każdy zaangażowany w proces pracownik, niezależnie od tego, czy pracuje w biurze, w terenie, czy na hali produkcyjnej, będzie miał łatwy dostęp do swoich zadań.
System EOD pozwala zautomatyzować powtarzalne procesy związane z zarządzaniem dokumentacją, minimalizując ryzyko popełnienia błędów czy niedostosowania się do obowiązujących przepisów i norm. Ścieżki audytu i historia akceptacji gwarantują lepszą kontrolę nad dokumentami, a dostęp do nich można dowolnie ograniczać, np. wprowadzając odpowiednie dostępy czy szyfrowanie.
Fot.: materiał prasowy Klienta.
