Redakcja nie ponosi odpowiedzialności za treść artykułu i osobiste poglądy autora.
Digitalizacja dokumentów to proces przekształcania dokumentów papierowych w formę cyfrową. Dzięki niej zautomatyzujesz i usprawnisz różne aspekty pracy w Twoim przedsiębiorstwie. Narzędziem, które pomoże w tym zadaniu jest system Infinite OCR.
Jakie korzyści zapewnia digitalizacja dokumentów?
skrócenie czasu przetwarzania, wysyłki i odczytu – digitalizacja dokumentów pozwoli na szybkie przetwarzanie, wysyłanie oraz odczytywanie dokumentów bez konieczności fizycznego przekazywania ich między pracownikami lub klientami,
eliminacja błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych – proces digitalizacji dokumentów wiąże się z automatycznym rozpoznawaniem tekstu (OCR) i wprowadzaniem danych do systemów informatycznych. Tym sposobem zmniejszy się ryzyko błędów,
uproszczenie codziennej pracy – digitalizacja dokumentów sprawi, że przechowywanie, wyszukiwanie, a także udostępnianie informacji stanie się znacznie łatwiejsze,
redukcja kosztów – proces pomoże zmniejszyć koszty związane z ich przechowywaniem, drukowaniem, wysyłką oraz utrzymaniem fizycznych archiwów. Ograniczy też zużycie papieru i tuszu drukarskiego,
znaczne obniżenie czasu wprowadzania danych – OCR zapewni zautomatyzowane wprowadzanie danych do systemów informatycznych. Ludzie unikną ręcznego przepisywania informacji z papierowych dokumentów.
W rezultacie digitalizacja dokumentów przyczyni się do zwiększenia produktywności, poprawy jakości danych, ograniczenia kosztów oraz ułatwi codzienną pracę, zarówno pracowników, jak i klientów.
Jak działa system Infinite OCR?
Infinite OCR przetworzy papierowe dokumenty na wersje elektroniczne, umożliwiając natychmiastowy dostęp do nich w jednym miejscu. Pracownicy uzyskają dostęp do dokumentów niezależnie od miejsca, w którym się znajdują. Szybka digitalizacja dokumentów pozwoli na błyskawiczną i bezbłędną konwersję tysięcy dokumentów papierowych na elektroniczne. Praca będzie prowadzona o 80% szybciej niż dotychczas, natomiast nakład sił oraz kosztów zostanie mocno ograniczony.
Proces digitalizacji z Infinite OCR krok po kroku
Przygotowanie dokumentów – przed rozpoczęciem procesu digitalizacji, dokumenty muszą być odpowiednio sporządzone. Obejmuje to usuwanie zszywek, spinaczy oraz prostowanie zgiętych stron.
Skanowanie dokumentów – następnie ma miejsce skanowanie z wykorzystaniem nowoczesnych technologii.
Wykorzystanie technologii OCR – po przeskanowaniu obrazy zostaną przetworzone przez system Infinite OCR. Dzięki zaawansowanym algorytmom oraz uczeniu maszynowemu – narzędzie rozpozna tekst na obrazach.
Walidacja danych – po przekształceniu obrazów w tekst, odbędzie się sprawdzenie dokumentów pod kątem ewentualnych błędów czy niedokładności. W zależności od wymaganego przez firmę poziomu jakości – proces ten odbędzie się automatycznie przez system OCR lub ręcznie z pomocą pracowników.
Integracja z systemem firmowym – na zakończenie procesu nastąpi eksport do wybranego formatu (np. PDF, Word, Excel) i import do firmowego systemu informatycznego.
