Artykuł sponsorowany
Sprawna komunikacja z klientem jest niezwykle ważna w prowadzeniu każdego przedsiębiorstwa. Są sposoby, dzięki którym proces ten możesz nie tylko usprawnić, ale też znacząco poprawić.
Nieodłącznym elementem komunikacji jest to, że mogą się w niej zdarzać pomyłki oraz nieporozumienia. Jako przedsiębiorca musisz jednak zadbać o to, aby dochodziło do nich jak najrzadziej. Pomocna w tym będzie technologia, która coraz w szerszym zakresie umożliwia dobry przepływ informacji między firmą a klientem.
Jeżeli prowadzisz przedsiębiorstwo, które posiada rozbudowaną bazę klientów lub też ma ich poza granicami Polski, dobrym będzie SIP trunk (Session Initiation Protocol). Jest to usługa polegająca na wielokanałowej transmisji połączeń głosowych za pomocą wirtualnego kanału (trunk). Efektem wprowadzenia takiego rozwiązania jest możliwość prowadzenia równocześnie kilkudziesięciu rozmów. SIP oparta jest na telefonii VoIP i daje Ci możliwość posiadania numeru zagranicznego, bez narażania na wysokie koszty klienta z zagranicy – gdy on dzwoni, opłaty są pobierane zgodnie ze stawkami krajowymi.
Alternatywnym rozwiązaniem może być Wirtualna Centrala. Ma one takie funkcje jak kolejkowanie połączeń czy zapowiedzi połączeń. Dzięki temu możesz odpowiednio przywitać klienta i poinformować go, kiedy może liczyć na kontakt z przedstawicielem Twojej firmy. Wprowadzając ją taki rodzaj centrali do swojego przedsiębiorstwa, poprawisz komunikację z kontrahentami. Klient otrzyma za jej pomocą informację dotyczącą np. statusu zamówienia (jeżeli prowadzisz sklep internetowy) czy też zgłoszenia.
Kontakt telefoniczny daje klientowi szybkie rozwiązanie jego problemu. Zyskuje on pewność, że firma otrzymała jego wiadomość i może też dokładniej omówić z pracownikiem kwestie, które go interesują.
Pamiętaj, aby zawsze informować klientów, w jakich godzinach może dzwonić na firmową infolinię. Jeżeli nie jest ona całodobowa, stwórz system głosowy, który poinformuje klientów, co może zrobić w godzinach, gdy Twoi pracownicy nie są dostępni.
Pozwala na bezpłatne oddzwonienie do osoby, która na stronie internetowej Twojej firmy zostawiła numer kontaktowy. Możesz w ten sposób już od początku nawiązać relację z potencjalnym klientem, który może nie być do końca przekonany, dlaczego warto skorzystać z oferowanych przez Ciebie usług. Jest rozwiązanie wygodne także dla samych klientów, którzy nie zawsze lubią wypełniać zbędne formularze kontaktowe lub komunikować się za pomocą maili.
Jest to ważne na każdym etapie współpracy, a szczególnie wśród tych klientów, którzy są z Tobą od wielu lat. Utwórz bazę kontrahentów, gdzie osoby odpowiedzialne za komunikacje będą mogły szybko zweryfikować numer czy też adres mailowy klienta i dopasować go do konkretnej osoby. Pisanie spersonalizowanych wiadomości, gdzie np. zamieścisz informacje o nowej ofercie swojej firmy czy ciekawych bonusach, sprawi, że klient poczuje się wyróżniony i będzie miał poczucie, że firma o niego dba, nie traktując go bezosobowo.
Na rynku dostępne są platformy dedykowane szybkiej wysyłce spersonalizowanych maili, których treść możesz dopasować do wieku klienta a także dotychczasowej współpracy.
Jeżeli klient wyrazi zgodę, możesz wysyłać mu wiadomości tekstowe, które może on odczytać szybciej niż te mailowe. Pamiętaj, że powinny być one krótkie, konkretne i zachęcające do bezpośredniego kontaktu z firmą. Możesz w nich informować klienta np. o tym, na jakim etapie jest jego zlecenie, czy przyjęto reklamację, czy klient ma prawo do jakichś zniżek.
W kontakcie z klientem staraj się unikać masowego wysyłanie wiadomości. Pamiętaj, że mimo iż technologia wychodzi naprzeciw efektywności w komunikacji, nierozważne jej stosowanie może sprawić, że klient się do Ciebie zrazi. Dlatego wszystkie sposoby wprowadzaj stopniowo, analizując, na które z nich klienci reagują najlepiej. Dzięki temu uzyskasz pełen obraz sprawnej komunikacji.
Zdjęcie główne artykułu: Designed by Freepik
