Onboarding, czyli wdrożenie nowo zatrudnionego do pracy w firmie, może okazać się kluczowy dla przyszłej współpracy. W czasie pracy zdalnej bywa on dużo trudniejszy.
Na czym tak właściwie polega proces wdrażania? W dużym skrócie: celem jest zapoznanie przyjętego pracownika z kulturą i zwyczajami panującymi w miejscu pracy. Przed pandemią koronawirusa zazwyczaj miejsce miało wtedy też oprowadzenie po obiekcie i przekazanie niezbędnego sprzętu oraz wymaganych danych logowania (na przykład do służbowej skrzynki mailowej). Poza tym zatrudniony miał wówczas czas na poznanie współpracowników, na których pomoc mógł zawsze liczyć. Dzięki temu szybko integrował się z zespołem, co znacząco przekładało się na jakość pracy.
Widać więc, jak ważnym procesem dla funkcjonowania firmy jest onboarding nowych pracowników. Badania pokazują, że prawidłowo przeprowadzone wdrożenie może zatrzymać około 91% zatrudnionych na minimum trzy lata. To z kolei zmniejsza rotację pracowników i tym samym redukuje koszty ich przeszkalania. Jest to więc coś, czego nie może ignorować żaden pracodawca, jako że bezpośrednio przekłada się to na bilans zysków i strat firmy. W erze pracy i nauki zdalnej wdrożenie często również przeprowadza się w formie on-line. Jak najbardziej można to zrobić skutecznie, trzeba znać tylko odpowiednie narzędzia.
Głupio by było wprowadzić pracownika do biura bez służbowego komputera, a na jego pytanie „co mam w takim razie robić?” odpowiedzieć: „eee… no, pracuj”. Tak samo o logistykę trzeba zadbać przy wdrażaniu zdalnym. Wszystkie niezbędne elementy, takie jak służbowy komputer czy telefon, pracownik powinien posiadać już pierwszego dnia. Trzeba upewnić się też, że zostaną one do niego dostarczone w sposób bezpieczny. W tym celu można oczywiście dowieźć mu sprzęt samemu; poprosić, żeby z wyprzedzeniem odebrał go z siedziby firmy (jeżeli ma taką możliwość) lub skorzystać z usług jednej z firm kurierskich. W takim przypadku ważne jest, żeby odpowiednio oznakować przesyłkę. Następnie należy się zatroszczyć, czy pracownik ma dostęp do wszystkich niezbędnych usług cyfrowych. Jest to między innymi służbowa skrzynka mailowa, ale też konta na wykorzystywanych przez firmę komunikatorach czy programach do wideokonferencji. Najlepiej jest z wyprzedzeniem przygotować sobie plan całego wdrożenia, z wyszczególnieniem używanych narzędzi. Tych mamy do dyspozycji bardzo dużą ilość i w dużej mierze jest to oprogramowanie bezpłatne. Możemy też pomyśleć o przygotowaniu pracownikowi tzw. welcome packa. Jest to paczka drobnych firmowych gadżetów, które mają za zadanie wzmocnić poczucie przynależności do zespołu.
Tak jak zostało wspomniane, do dyspozycji przedsiębiorców jest obecnie cała masa oprogramowania. Znaleźć można też dużą ilość nieodpłatnych narzędzi. Zapewne podczas pracy zdalnej przyjdzie potrzeba zorganizowania wideospotkania z pracownikami. W tym celu wykorzystać można programy takie jak Microsoft Teams, Zoom, Skype czy Google Meet. Poza regularnymi spotkaniami warto też założyć firmowy czat. Pozwoli to pracownikom być cały czas w kontakcie w razie jakichkolwiek pytań. Do tego celu można wykorzystać popularne aplikacje, jak na przykład Facebook Messenger, WhatsApp czy Google Chat. Przy wieloosobowych projektach przyda się również usługa dysku w chmurze. Google Drive i Microsoft OneDrive to dwie najpopularniejsze platformy.
Zdjęcie główne: Thirdman/pexels.com
