Bazy danych okazują się niezwykle użytecznymi narzędziami dla wielu firm. Warto zatem dowiedzieć się, jak je tworzyć. Sprawdźmy także, czym charakteryzuje się odpowiednio przygotowana baza danych i dlaczego warto na nią postawić.
Przedsiębiorcy często korzystają z baz danych, ponieważ są to niezwykle przydatne narzędzia, które umożliwiają zbieranie wartościowych informacji o klientach czy partnerach. Obecnie wiele przedsiębiorstw prężnie się rozwija. Aby nie pozostać w tyle, warto stosować wszelkie sposoby, dzięki którym można efektywnie zarządzać firmą. Ponadto bazy danych bardzo często wykorzystuje się w celach marketingowych. Jeśli zbieramy w nich kontakty do poszczególnych klientów, możemy wykorzystać te dane do planowania rozmaitych kampanii reklamowych. Dzięki podziałowi klientów i rzetelnym informacjom na ich temat możemy obrać odpowiednią taktykę tego, jak sprzedawać nasze produkty z powodzeniem.
Bardzo często mówi się, że największa wartość danej firmy tkwi nie w jej kapitale, ale sieci kontaktów i wiedzy, którą dysponuje. W związku z tym warto stosować metody takie jak tworzenie baz danych.
Przede wszystkim należy starać się o to, aby gromadzone dane były rzetelne i szczegółowe. Jeśli informacje, które zbieramy, są wysokojakościowe, może przełożyć się to na firmowe działania, które przyniosą rezultaty. Ponadto ważne jest dopilnowanie tego, aby móc udokumentować źródło, z którego wzięliśmy zebrane dane. Przepisy RODO wymagają od nas właściwej zgody na przetwarzanie danych osobowych, o czym również należy pamiętać.
Dobra baza danych powinna także umożliwiać dokładne implementowanie tego, co dla niej obmyśliliśmy. Jeśli zatem chcemy wykorzystać ją po to, aby pozyskiwać nowych klientów, warto dopasowywać do tego odpowiednie informacje, takie jak dane kontaktowe danej osoby czy firmy. W przypadku kontaktów z kontrahentami, warto gromadzić informacje na temat posiadanego przez nich kapitału czy też liczby osób, które zatrudniają, tak aby móc oferować im współpracę, która będzie najbardziej adekwatna do ich potrzeb.
Bazy danych warto tworzyć przy użyciu znanego oprogramowania, do którego znaleźć można wiele poradników. Przykładem takiego programu jest Office Access.
Bazy danych mają formę tabeli, w których każdy wiersz nazywa się rekordem, a na każdy rekord składają się kolumny, inaczej pola. Jak już wspominaliśmy, przy tworzeniu bazy danych warto określić najpierw cel, któremu ma ona służyć. Aby utworzyć bazę danych od podstaw, należy w programie Access w karcie „Plik” znaleźć pozycję „Nowy”. W tym miejscu klika się opcję „Pusta baza danych”, nazywa się naszą bazę, wybiera lokalizację pliku, i ostatecznie zatwierdza przy użyciu przycisku „OK” i „Utwórz”. Następnie ustala się tabele i pola, a potem wypełnia pola treścią. Tę opcję najlepiej wybierać wtedy, gdy ma się ustalone wymagania związane z danym projektem.
Inną możliwość stanowi skorzystanie z gotowego szablonu, który oferuje program Access. Zainstalowanych w nim jest bowiem kilka wzorów. Ponadto inne uprzednio przygotowane szablony, można pobrać z internetu, przykładowo ze strony Office.com.
Pracując w bazie danych programu Access, możliwe jest dodawanie kolejnych pól czy tabeli, a także korzystanie z wielu przydatnych funkcji, takich jak części aplikacji, tworzenie zapytań czy makr.
Zdj. główne: Kampus Production/pexels.com
